Introduktion
For leverandører, der ønsker at deltage i SKI (Statens og Kommunernes Indkøbsservice) udbud, kan processen være både udfordrende og kompleks. SKI udbud er en central del af det offentlige indkøb i Danmark og sikrer, at statslige og kommunale enheder får de nødvendige varer og tjenester effektivt. Men for leverandører kan deltagelse i disse udbud desværre indebære en række udfordringer, der kræver et stort ressourcetræk for den enkelte leverandør for at opnå succes. Oftest ender det med at nogle leverandører beslutter sig for ikke at deltage i udbuddet. En sådan beslutning medfører flere samfundsmæssige konsekvenser. I dette blogindlæg vil vi dykke ned i disse udfordringer og præsentere, hvordan moderne teknologier og innovationer kan hjælpe med at lette processen.
Udfordringer
Som nævnt ovenfor skaber de udfordringer som SKI processen repræsenterer indirekte konsekvenser for det danske samfund. Når en leverandør beslutter sig for ikke at byde ind på det offentlige, mister leverandøren en vigtig og stabil omsætningskilde. Da det offentlige jo netop sikre at mange virksomheder klarer sig bedre igennem i krisetider, da man ikke i samme grad og lige så hurtigt stopper med at bruge penge i krisetider. Således vil nogle virksomheder være mere udsatte overfor økonomiske kriser end andre.
En anden konsekvens af at leverandører fravælger processen er, at den offentlige sektor risikerer at miste adgangen til de bedste leverandører. Dette sker, fordi potentielt innovative og dygtige leverandører kan blive udelukket tidligt i indkøbsprocessen på grund af forskellige udfordringer. Det er vigtigt at huske, at målet med processen er at finde den bedst mulige leverandør til at udføre opgaven. Hvis man skaber for store barrierer, forhindrer man potentielt nogle af de bedste leverandører i at deltage.
Udfordring 1: Kompleks udbudsproces
Udbudsprocessen er ofte meget kompleks og kræver en dyb forståelse af de mange regler og retningslinjer, der gælder. Dette kan føre til omfattende forberedelsesarbejde og administration, hvilket kan være ressourcekrævende for mange leverandører. At forstå og navigere i de specifikke krav og retningslinjer, som SKI opstiller, kræver betydelig tid og indsats. Mange virksomheder oplever, at de skal allokere betydelige ressourcer til at sikre, at alle dokumenter og procedurer overholder de nødvendige standarder.
Udfordring 2: Sikre fuld overholdelse af regler
At holde sig opdateret og overholde de mange regler og lovgivninger, der regulerer offentlige udbud, kan være en betydelig udfordring. Regelbrud kan føre til afvisning af tilbud, hvilket gør det essentielt at sikre fuld overholdelse. Lovgivningen er ofte kompleks og ændrer sig løbende, hvilket kræver kontinuerlig overvågning og tilpasning fra leverandørernes side.
Udfordring 3: Tidskrævende dokumentation
Udbudsprocessen kræver ofte omfattende dokumentation, hvilket kan være en stor administrativ byrde for leverandører. Dette omfatter alt fra tekniske specifikationer til økonomiske oplysninger og kunde referencer. Udarbejdelse og organisering af denne dokumentation kan tage betydelig tid og kræfter, da man oftest ikke kan genbruge tidligere dokumenter grundet nye krav i udbuddet.
Udfordring 4: Konkurrencebarrieren
Konkurrencen om at vinde offentlige kontrakter er hård. Leverandører skal ikke kun opfylde de formelle krav, men også overbevise om deres værdi gennem deres gennemarbejdede tilbudsdokumenter. At differentiere sig fra konkurrenterne og vise unik værdi kan være en ressource tung udfordring, hvis ikke man har et dedikeret bidmanagement team til at håndterer udarbejdelsen af dokumenterne. især i et marked med mange etablerede spillere kan det virker uoverskueligt at tage kampen op.
Reducer barriererne med teknologi og innovation
Som i de fleste tilfælde hvor ressourceknaphed er en udfordring kigger man imod digitalisering af virksomhedens processer. Der er med de mange fremadstormende teknologier og innovative løsninger en del muligheder for at hjælpe leverandører med at gøre udbudsprocessen mere effektiv og mindre belastende.
Løsning 1: Digitale udbudsplatforme til styring af udbudssvar
Digitale udbudsplatforme også benævnt projektstyrings løsninger kan automatisere mange af de administrative opgaver, der er forbundet med udbudsprocessen. Dette inkluderer automatisering af dokumenthåndtering, processtyring og kommunikationen med offentlige enheder. Ved at centralisere og digitalisere disse processer kan virksomheder reducere den tid og de ressourcer, der kræves for at administrere deres bud, og sikre, at alle krav opfyldes præcist og effektivt. Ved anvendelsen af udbudsplatforme sikre man at man hele tiden har styr på processen, ikke glemmer deadlines og får alle dele af udbudsbesvarelsen klar til tiden.
Løsning 2: Blockchain som dokumentations teknologi
Blockchain teknologi kan sikre gennemsigtighed i udbudsprocessen ved at skabe en uforanderlig og verificerbar registrering af alle transaktioner og interaktioner. Dette øger tilliden mellem leverandører og offentlige myndigheder. Ved at anvende blockchain kan alle interessenter have adgang til de samme verificerede oplysninger, hvilket reducerer risikoen for misforståelser og fremmer en retfærdig og gennemsigtig proces. Det er desværre ikke en udbredt løsning og det kræver at den drives i et fællesskab mellem det offentlige, leverandørerne og certificeringsudbydere. Derfor kan denne løsning ikke anses som en lavthængende frugt, men virksomheder bør stadig undersøge hvorvidt teknologien er tilgængelig i den industri hvori man opererer. Da kan reducere behovet for dokumentation og dertilhørende omkostninger.
Løsning 3: AI til monitorering
Kunstig intelligens kan bruges til at overvåge og sikre at din virksomhed ikke overser udbud fra det offentlige, eller når forespørgsler fra private virksomheder bliver modtaget via forskellige marketing kanaler. Der findes allerede løsninger, der i dag hjælper danske virksomheder med at modtage udbud fra en standard søgning. AI kan ændre hele måden man vælger udbud da den kan blive trænet på indhold af alle de tidligere udbud som en virksomhed har deltaget i for der igennem at forslå alle nye udbud og rate dem ift. prioritet og relevans for den enkelte virksomhed.
Løsning 4: Dokumentationsværktøjer og AI
Avancerede dokumentationsværktøjer kan hjælpe med at reducere den tid og indsats, der kræves for at udarbejde og indsende de nødvendige dokumenter. Disse værktøjer kan automatisere udfyldningen af gentagne oplysninger og sikre, at alle nødvendige bilag er inkluderet. Dette kan lette den administrative byrde og sikre, at alle dokumenter er korrekte og fuldstændige. Tager man AI med ligningerne behøver virksomheder ikke bruge den samme mængde tid på dokumentering, men kan få en AI løsning til at konsoliderer al relevant data og beskrive det for virksomheden.
AI systemer kan samtidig identificere potentielle problemer og sikre, at alle dokumenter og processer er i overensstemmelse med gældende krav. Dette kan reducere risikoen for menneskelige fejl og sikre, at virksomheder altid er i overensstemmelse med de seneste regler og retningslinjer udstedt fra SKI.
Pentimenti: Fremtiden for SKI udbud
Pentimenti.ai er en dansk SaaS-løsning designet til at assistere i tilbudsfasen i en virksomheds salgsproces. Ved at bruge kundens egne data og AI leverer Pentimenti hurtigt op til 85% af tilbudsindholdet. Indholdet er baseret på dine data og er beriget for at sikre et omfattende svar, der fokuserer på de enkelte kunders behov og krav. Estimeret kvalitetsforøgelse er 15% sammenlignet med dagens proces. Outputtets hastighed gør det muligt for virksomheden at bruge mere tid på at øge kvaliteten af det endelige tilbud og udvide deres arbejdstid på tværs af yderligere kundeforespørgsler, hvilket øger sandsynligheden for yderligere kundetilførsler. Estimeret produktivitetsgevinst for dit tilbudsteam er omkring 40%.
Pentimentis system er ikke kun hurtigt, men også præcist. Ved at trække på kundens eksisterende data og ved hjælp af AI kan systemet levere tilpassede, detaljerede og præcise tilbudsdokumenter. Dette sikrer ikke kun, at tilbuddene er af høj kvalitet, men også at de opfylder alle nødvendige krav og standarder. Resultatet er en betydelig tidsbesparelse der muliggør at kunderne nemmere kommer frem til et færdigt tilbud, samt en højere sandsynlighed for et succesfuldt resultat, da mere tid er benyttet på kvalitet.
Assistance udover indholdet af tilbuddet
Med Knowledge Agents, trænet i andre støttende datakilder, assisteres brugerne af Pentimenti i at nå 100% gennemførelse af tilbudsskrivningsprocessen. Desuden kan disse agenter støtte resten af organisationen med spørgsmål fra interne eller eksterne interessenter. Vi estimerer yderligere 5-10% i produktivitetsgevinster ved implementering af Knowledge Agents.
Knowledge Agents fungerer som en ekstra støttefunktion, der kan hjælpe med at besvare spørgsmål og løse problemer, der måtte opstå under udbudsprocessen. Disse systemagenter er trænet i at forstå og analysere data fra forskellige kilder, hvilket sikrer, at de kan levere præcise og relevante svar. Dette kan være særligt nyttigt i komplekse situationer, hvor der kræves dybdegående viden og ekspertise.
Hæv bundniveauet på tværs af din virksomhed.
Ved at bruge Pentimenti vil dit team kunne arbejde hurtigere, bedre og dække mere, hvilket i sidste ende - hvis du har det rigtige produkt-market-fit - vil øge din toplinje.
Pentimentis system gør det muligt for virksomheder at koncentrere sig om deres kernekompetencer, mens de stadig leverer høj kvalitet i deres tilbud. Ved at automatisere og optimere tilbudsprocessen kan virksomheder reducere den tid og de ressourcer, der kræves for at deltage i SKI udbud.
Vil du vide mere om, hvordan vores applikation kan styrke dit indkøbs- og rådgivningsarbejde? Kontakt os i dag for at lære mere og booke en uforpligtende demo af applikationen! Pentimenti.ai er klar til at hjælpe dig med at navigere gennem udfordringerne ved SKI udbud og sikre, at dine tilbud er af højeste kvalitet og fuldt ud overholder alle krav. Lad os hjælpe dig med at optimere din tilbudsproces og øge dine chancer for succes i det offentlige indkøb.
Kommentarer